Information gällande hantering av personuppgifter

Få har väl missat att nya dataskyddslagen (GDPR) som ersätter PUL har börjat gälla i maj i år. I samband med detta redogör vi hur föreningen hanterar personuppgiter:

Integritetspolicy och GDPR

Västkustens koloniförening är en ideell förening med intresse i att ha ett levande och välmående koloniområde. Föreningslagen i kombination med föreningens förbindelse till arrendatorn Malmö stad kräver hantering av vissa personuppgifter. Hanteringen av dessa personuppgifter vill vi föra på ett tryggt och säkert sätt. Därför har vi satt ihop detta dokument så att du som medlem lätt kan skapa dig en överblick om hur föreningen använder dina personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

En personuppgift är varje upplysning som går att knyta till dig som person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Vill du veta mer om GDPRs definition av personuppgift, klicka här.

Vilka personuppgifter behandlar Västkustens koloniförening?

Västkustens koloniförening behandlar enbart personuppgifter som är relevanta för verksamheten. Dessa uppgifter är eller kan vara medlemmens:

• Namn
• Adress
• Personnummer
• E-mail
• Telefonnummer
• Stugnummer
• Fotografi  

   

Du har rätt att när som helst begära ut de uppgifter vi har om dig, begära rättelse, överföring eller att vi begränsar behandlingen, komma med invändningar eller begära radering av uppgifter. Notera att föreningen kräver hantering av vissa personuppgifter för att kunna fullfölja de förpliktelser föreningen har jämte arrendatorn. Radering av vissa personuppgifter är på så sätt ej förenligt med fortsatt medlemskap. 

Var finns mina personuppgifter?

De huvudsakliga platserna som dina personuppgifter finns sparade på är:  

• Föreningens medlemsregister
• Lista över arrendeavgifter
• Originalexemplaret av arrendekontrakt
• Stuglista på föreningens anslagstavla

 

Personuppgifter kan förekomma på andra ställen i samband med en medlems aktivitet på eget initiativ, exempelvis i bygglovsansökningar eller inskickade frågor. Övergripande förekommer personuppgifter enbart i de fall de krävs för att kunna administrera avgiftsavisering och andra åtgärder som hör till avtalsförhållandets löpande förvaltning. Fotografier samt namn kan förekomma på föreningens egen hemsida. Dessa finns där för att skapa en trevlig stämning och en möjlighet till att visa föreningen utåt. Vill du att någon bild på dig ska tas bort, kontakta registeransvarig. 

 

Delning av dina personuppgifter

Västkustens Koloniförening delar vissa av ovanstående personuppgifter till tre externa aktörer. Dessa är:

1. Koloniträdgårdsförbundet - för möjliggörande av förbundets utskick av tidningen ”Lyckligt lottad”
2. Skatteverket – för registrering av byggnad
3. UC (uppgiftscentralen) - för kreditupplysning

Ingen annan delning av dina personuppgifter sker så länge det inte finns laglig grund för något annat.

Lagring och säkerhet

Västkustens koloniförening förvarar medlemmarnas personuppgifter digitalt samt i enstaka fysiska dokument. Enbart invalda medlemmar i föreningsstyrelsen har tillgång till dessa dokument. I samband med att du avslutar ditt medlemskap hos Västkustens Koloniförening raderar vi de personuppgifter som finns sparade om dig.

Vid frågor kontakta registeransvarig på: registeransvarig@vaskustenkoloni.se

Planerade aktiviteter på Västkustens koloni:

    

·      Kräftskiva 11 augusti

·      Loppmarknad 18 augusti

·      Informationsmöten  14 juli och 1 september

·     Städdag 1 september

Överbliven grus

Det finns överbliven grus från när boulebanan anlades. Behöver du fylla på grus på gången utanför din tomt? I så fall är du välkommen att ta från de två stora säckarna som står bakom toa-/duschbyggnaden.

Stort tack till...

...alla som kom idag på städdagen och hjälpte till med allt från ogräs, häck, målning, grillning mm.

Tack Maria för alla vinster till lotteriet!
För er som inte kunde närvara idag, kommer nya chanser⛏🔧🔨
// Karin

Inför städdagen 12 maj

I samband med städdagen på lördag 12 maj kommer det som vanligt att finnas en större container. På grund av att den historiskt blivit väldigt välfylld redan på fredag kväll, alltså dagen innan städdagen, måste vi be er att respektera att skräpet från städdagen går i första hand.

Finns det plats för mer skräp går det att slänga detta efter städningen samt på söndagen den 13 maj. Vänligen respektera detta.

Obs! Ingen parkering inne på området tills vi är färdiga med städdagen på lördag!
Vi alla kommer att städa, sätta ny häck, måla klubbstugan etc....
Tackar för er förståelse och hjärtligt välkomna!!!

Nationaldagsfirande 6:e juni

6:e juni kl. 14.00. blir det (numer) traditionsenligt Nationaldagsfirande med musikunderhållning på trädäcket vid klubbhuset. Sångare från bl.a. Malmöoperan ger sommarens favoritsånger i vacker körtappning, instrumentalister förgyller och vi stämmer alla upp i de populära allsångerna.

Välkomna att fira nationaldagen 2018 på Västkustens koloniområde!//Johan Tötterström

Begränsad parkering pga byggmaskiner

Händer den 27 april!

Då häcken vid parkeringen som vetter mot koloni 32 och 55 måste åtgärdas,
ber vi er att INTE parkera mot den sidan (östra) från och med fredag 27/4 kl: 07.00
och framåt, då större maskiner kommer att arbeta där. Borde vara
klart under dagen.

Tackar för visad hänsyn!

Dags för gemensam städdag

Nu är våren äntligen här och det drar ihop sig till vår gemensamma städdag. Vi samlas lördagen den 12:e maj, kl 10.00😊

Det bjuds på wienerkorv med bröd, saft, kaffe med kaka. Det är svårt att tillgodose allas önskemål, därför vill vi be er som inte gillar korv att ta med egen fika/mat!

Vi hoppas och håller tummarna för en solig städdag!

Alla kan göra något, orkar man inte trädgårdsarbete, finns det andra lättare arbetsuppgifter. Passa på att lära känna varandra! Välkomna!

Trädgårdsavfall 2018

Säkert vårtecken - miljöhuset öppnar den 1 april.

Vatten sätts på den 14 april. Håll utkik efter mer information.

GLAD PÅSK!

Årsmöte 2018

Torsdagen 15/3 kl. 18.00 är det dags för årsmöte. Platsen är som vanligt Limhamns Folkets Hus. Kallelser är skickade!

Kontakta styrelsen innan förändringar på stugor och inhängnader görs

Styrelsen har blivit kontaktade av kommunen som påpekat att grindar satts upp från kolonilotter ut mot Fackelrosvägen. Detta är inte tillåtet enligt det avtal föreningen har med Malmö stad och kan får allvarliga konsekvenser för föreningen. Berörda kolonister är tilltalade.

Vi önskar med detta inlägg än en gång påminna att kolla med styrelsen INNAN ni gör förändringar på stugor eller inhägnader.

Gulregnsgången

Limhamns Museiförenings årsbok 2017 - Limhamniana, innehåller ett fint reportage om områdets sötaste stuga. Hoppas innerligt att den får förbli "orörd". Här kommer lite bilder med fotoblänk, håll tillgodo. För er som har Facebook, finns det en sluten grupp "Västkustens koloniförening". Välkommen in där också!


God Jul och Gott Nytt År!

Vattnet stängs av 21/10.

Lördagen den 21/10 kl. 10.00 stängs vattnet till vårt område av. Se till att öppna era kranar på tomten så att kranar eller ledningar inte fryser sönder under vintern!

Påminnelse: Gemensam städdag.

Lördagen 2 september är det dags för årets andra och sista gemensamma städdag.

Vi samlas 10.00 vid klubbstugan och delar in oss i grupper samt fördelar uppgifter.
Även barn välkomna - uppgifter anpassas efter ålder!

Fika och korvgrillning anordnas som vanligt!
Inga bilar får vara på parkeringen mellan 10.00 till 14.00.

Ni som inte kan närvara var vänliga kontakta styrelsen (styrelsen@vastkustenskoloni.se) så får ni en annan arbetsuppgift.

Kallelse till extrastämma 15/7: Fyllnadsval av kassör.

Medlemmar i Västkustens Koloniförening kallas till extrastämma.
Tid och plats: 15/7 kl10.00 vid klubbhuset.

Syfte: Fyllnadsval av kassör.
Vi kommer i samband med extrastämman också delge lite information samt ha en frågestund.

Dagordning:
§1. Mötets öppnade
§2. Kallelse till årsmöte utsänt enligt stadgarna
§3. Val av mötesordförande
§4. Val av möte sekreterare
§5. Val av protokoll justerare
§6. Godkännande av dagordning
§7. Val av rösträknare
§8. Fastställande av röstlängd
§9. Fyllnadsval av kassör
§10. Mötets avslutande

Nationaldagsfirande på kolonin

Glöm ej nationaldagsfirande på kolonin! Tötterström & Vänner kör igång kl 14.00.

Underhållningen kommer att arrangeras på trädäcket vid klubbstugan så undvik att parkera vid klubbhuset.

Gemensam städdag och andra planerade aktiviteter

Det börjar dra ihop sig till årets första gemensamma städdag då vi gör fint på våra gemensamma ytor.

Samling lördagen 13:e maj kl 10.00 vid klubbstugan

Vi börjar med ett kortade informationsmöte och delar därefter in oss i mindre grupper. Fika kommer att serveras.

Det är viktigt att alla hjälper till!

Vi vet att alla inte klarar av tyngre arbete men det finns även lättare uppgifter som t ex att koka kaffe, ställa fram fika och liknande.Vi vill också åter poängtera att föreningens verksamhet bygger på att medlemmar står för drift och skötsel.

Andra aktiviteter

Följande aktiviteter är också inplanerade till säsongen. Separata anslag och påminnelser kommer att komma upp senare;

• Städdagar vår och höst: 13 maj och 2 september (container kommer att finnas vid båda tidpunkter)
• Firande av nationaldagen 6 juni med skönsång och fika
• Kräftskiva 12 augusti
• Loppmarknad 13 augusti
• Informationsmöten 13 maj, 15 juli och 2 september

Vattnet sätts på den 8:e april

Vattnet på området sätts på den 8 april, kl 10.00. Som vanligt är det viktigt att ALLA kolonister är vid sin stuga för att kolla att allt är som det ska och att inga läckor uppstått inne i stugan eller ute i trädgården. Kan man inte närvara den här tiden så be en granne eller vän kolla till er stuga och tomt.

Datum för årsmöte

Snart är det dags för årsmöte. Boka onsdagen 22/3 kl.18.30. Platsen är som vanligt Limhamns Folkets Hus. Kallelse kommer inom snart!