Information gällande hantering av personuppgifter

Få har väl missat att nya dataskyddslagen (GDPR) som ersätter PUL har börjat gälla i maj i år. I samband med detta redogör vi hur föreningen hanterar personuppgiter:

Integritetspolicy och GDPR

Västkustens koloniförening är en ideell förening med intresse i att ha ett levande och välmående koloniområde. Föreningslagen i kombination med föreningens förbindelse till arrendatorn Malmö stad kräver hantering av vissa personuppgifter. Hanteringen av dessa personuppgifter vill vi föra på ett tryggt och säkert sätt. Därför har vi satt ihop detta dokument så att du som medlem lätt kan skapa dig en överblick om hur föreningen använder dina personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

En personuppgift är varje upplysning som går att knyta till dig som person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Vill du veta mer om GDPRs definition av personuppgift, klicka här.

Vilka personuppgifter behandlar Västkustens koloniförening?

Västkustens koloniförening behandlar enbart personuppgifter som är relevanta för verksamheten. Dessa uppgifter är eller kan vara medlemmens:

• Namn
• Adress
• Personnummer
• E-mail
• Telefonnummer
• Stugnummer
• Fotografi  

   

Du har rätt att när som helst begära ut de uppgifter vi har om dig, begära rättelse, överföring eller att vi begränsar behandlingen, komma med invändningar eller begära radering av uppgifter. Notera att föreningen kräver hantering av vissa personuppgifter för att kunna fullfölja de förpliktelser föreningen har jämte arrendatorn. Radering av vissa personuppgifter är på så sätt ej förenligt med fortsatt medlemskap. 

Var finns mina personuppgifter?

De huvudsakliga platserna som dina personuppgifter finns sparade på är:  

• Föreningens medlemsregister
• Lista över arrendeavgifter
• Originalexemplaret av arrendekontrakt
• Stuglista på föreningens anslagstavla

 

Personuppgifter kan förekomma på andra ställen i samband med en medlems aktivitet på eget initiativ, exempelvis i bygglovsansökningar eller inskickade frågor. Övergripande förekommer personuppgifter enbart i de fall de krävs för att kunna administrera avgiftsavisering och andra åtgärder som hör till avtalsförhållandets löpande förvaltning. Fotografier samt namn kan förekomma på föreningens egen hemsida. Dessa finns där för att skapa en trevlig stämning och en möjlighet till att visa föreningen utåt. Vill du att någon bild på dig ska tas bort, kontakta registeransvarig. 

 

Delning av dina personuppgifter

Västkustens Koloniförening delar vissa av ovanstående personuppgifter till tre externa aktörer. Dessa är:

1. Koloniträdgårdsförbundet - för möjliggörande av förbundets utskick av tidningen ”Lyckligt lottad”
2. Skatteverket – för registrering av byggnad
3. UC (uppgiftscentralen) - för kreditupplysning

Ingen annan delning av dina personuppgifter sker så länge det inte finns laglig grund för något annat.

Lagring och säkerhet

Västkustens koloniförening förvarar medlemmarnas personuppgifter digitalt samt i enstaka fysiska dokument. Enbart invalda medlemmar i föreningsstyrelsen har tillgång till dessa dokument. I samband med att du avslutar ditt medlemskap hos Västkustens Koloniförening raderar vi de personuppgifter som finns sparade om dig.

Vid frågor kontakta registeransvarig på: registeransvarig@vaskustenkoloni.se